Trang chủ / Nghề nghiệp / Kinh nghiệm làm việc / Ho-ren-so, kỹ năng không thể thiếu khi làm việc tại Nhật Bản

Ho-ren-so, kỹ năng không thể thiếu khi làm việc tại Nhật Bản

1. Ho-ren-so là gì?

Ho-ren-so viết tắt của 3 từ 報告・連絡・相談, có nghĩa là Báo cáo – Liên lạc -Trao đổi.

  • 報告 (Báo cáo): là báo cáo lại quá trình và kết quả công việc. Trình tự báo cáo là cấp dưới báo cáo lên cấp trên, kohai báo cáo cho sempai.
    VD: Báo cáo lại tiến độ hoàn thành tài liệu do cấp trên yêu cầu
  • 連絡 (Liên lạc): là thông báo nội dung thông tin một cách đơn giản cho những người có liên quan. Khi liên lạc, không được thêm ý kiến và phỏng đoán cá nhân. Trình tự liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc.
    VD: Liên lạc về thời gian và địa điểm của welcome party cuối tuần của công ty.
  • 相談 (Bàn bạc): Là việc xin ý kiến và lời khuyên của cấp trên, sempai, đồng nghiệp khi phân vân, không tự quyết định được một vấn đề nào đó. VD: Bàn bạc với cấp trên khi dự án không tiến triển hoặc gặp khó khăn

2. Tại sao Ho-ren-so lại quan trọng

 

Tại sao Ho-ren-so lại quan trọng, nếu không thực hiện ho-ren-so trong công ty thì sẽ ra sao? Mục đích lớn nhất của việc Ho-ren-so là “chia sẻ thông tin”.

Nếu không thực hiện tốt Ho-ren-so, sẽ gây nên tổn thất cho công ty và cả team. Tổn thất này không chỉ làm giảm thành tích cá nhân, mà còn khiến công việc của nhóm, công ty không đạt được hiệu suất cao.

Ngoài ra, những nguy cơ phát sinh do không Ho-ren-so có thể khiến bầu không khí công ty, không khí trong nhóm trở nên nặng nề, càng khó để tiến hành Ho-ren-so, và khiến hiệu quả làm việc bị giảm sút.

Lý do khiến Ho-ren-so trở nên quan trọng thì có rất nhiều, nhưng phải kể đến đầu tiên là nếu không Ho-ren-so, thì sẽ phát sinh “tổn thất” cho công ty hay nhóm nhóm làm việc.

Nếu không báo cáo

Không báo cáo tiến độ công việc thường xuyên sẽ khiến cho người cùng team/ sếp bất an vì không rõ bạn có làm kịp deadline không. Nếu ngay từ đầu bạn đã đi sai hướng mà đến tận khi làm xong, báo cáo lại với sếp bạn mới phát hiện ra à lại phải làm lại từ đầu.

Không báo cáo lại khi gây lỗi sai mà cố tự xử lý …có thể gây hậu quả nghiêm trọng do cách xử lý của bạn sai, làm ảnh hướng tới cả team hoặc thậm chí là cả công ty.

Không báo cáo lại khi có những thay đổi trong dự án thì khi có vấn đề xảy ra, các thành viên và cấp trên không thể xử lý kịp.

Nếu không liên lạc

Không liên lạc trước về thời gian cuộc họp cho mọi người trong team thì mọi người không sắp xếp được lịch họp dẫn đến không họp được, hoặc đành phải sắp xếp lại các lịch khác để họp, gây phiền phức cho đồng nghiệp.

Không liên lạc khi bị đi muộn sẽ khiến cấp trên/ đồng nghiệp lo lắng, và đẩy mọi người vào thế bị động khi phát sinh các công việc thuộc về trách nhiệm của bạn.

Không liên lạc/ liên lạc không chuẩn khi dự án có sự thay đổi có thể khiến dự án đi sai hướng, và phải mất thời gian, công sức để sửa lại.

Nếu không trao đổi

Mặc dù có điểm không rõ nhưng không trao đổi lại mà tự tiến hành công việc theo ý hiểu của mình có thể dẫn đến làm sai và phải làm lại từ đầu, và mất thời gian của bản thân, làm chậm tiến độ chung của cả team.

Không trao đổi khi công việc gặp khó khăn, cố tự mình giải quyết, khi đó bạn sẽ phải mất thêm thời gian không cần thiết, trong khi nếu trao đổi thì có thể nhận được sự tư vấn, giúp đỡ của đồng nghiệp/ cấp trên. Nếu cuối cùng không tự giải quyết được còn dẫn đến ảnh hưởng tiến độ/chất lượng công việc, làm ảnh hưởng tới cả team.

3. Lưu ý khi Ho-ren-so

★  Những lưu ý khi báo cáo

  • Báo cáo chính xác- đúng thời điểm là điều quan trọng giúp những người làm việc cùng không rơi vào trạng thái lo lắng không cần thiết.
  • Ai cũng muốn làm việc cùng người có kỹ năng báo cáo tốt, vì họ sẽ không cảm thấy lo lắng. Và kỹ năng báo cáo tốt sẽ giúp bạn nhận được sự tin tưởng.
  • Khi báo cáo, điều quan trọng là thời điểm và cách thức báo cáo.

  Các thời điểm/ mốc cần báo cáo:

✔︎ Khi hoàn thành công việc được giao
✔︎ Báo cáo định kỳ tiến độ, tình trạng với công việc kéo dài trong 1 khoảng thời gian
✔︎ Khi có sự thay đổi cách tiến hành công việc
✔︎ Khi nhận được thông tin mới
✔︎ Khi tìm ra phương pháp cải tiến mới cho công việc
✔︎ Khi làm sai

Cách thức báo cáo

 ① Báo cáo bằng miệng

Nguồn ảnh: http://www.irasutoya.com

Trường hợp khẩn cấp, cần báo cáo bằng miệng một cách đơn giản, xúc tích. Khi báo cáo, bắt đầunói từ kết luận, sau đó mới đến quá trình, tình trạng và nguyên nhân. Phải báo cáo đúng sự thật. Để tránh cấp trên đưa ra quyết định không chính xác, khi đưa thêm ý kiến, cảm xúc cá nhân vào trong báo cáo, cần nói rõ rằng đây là ý kiến cá nhân của mình.

Ví dụ:  「これは個人の感想ですが」 (Đây chỉ là ý kiến cá nhân của tôi,..)
「私の意見といたしましては」 (Theo ý kiến của tôi thì..)
「私は○○のように感じました」 ( Tôi cảm thấy là..)

Chú ý:
Tuyệt đối không lẫn lộn giữ sự thật (事実) và ý kiến cá nhân (感想)

② Báo cáo bằng văn bản

Trường hợp nội dung báo cáo phức tạp hoặc cần sử dụng biểu đồ, hình vẽ để nội dung dễ hiểu hơn, hãy báo cáo bằng văn bản. Khi báo cáo bằng văn bản, cần nêu rõ thời gian, số lượng,… Ví dụ: “Dự kiến khi nào hoàn thành, hoàn thành bao nhiêu %”

Khi báo cáo bằng mail, cần chắc chắn cấp trên đọc được mail đã gửi. Ví dụ: In mail đã gửi rồi đặt lên bàn của cấp trên. Khi cấp trên chưa mở mail báo cáo thì cũng có nghĩa là chưa hoàn thành việc báo cáo. Vì vậy, nên thông báo bằng miệng việc gửi mail để cấp trên xác nhận nội dung mail.

Hãy nắm rõ cách thức và lịch trình làm việc của cấp trên để có cách báo cáo phù hợp.

★  Những lưu ý khi liên lạc

Cần liên lạc một cách ngắn gọn, xúc tích. Tùy vào đối tượng, nội dung, tính khẩn cấp, cần thiết mà sử dụng các cách liên lạc khác nhau. Ví dụ như nội dung liên lạc đơn giản, khẩn cấp thì cần liên lạc bằng miệng, điện thoại,…, nếu là liên lạc cho nhiều người, hãy liên lạc khi họp sáng, trong buổi họp,… nơi tập mọi người tập trung.

Liên lạc bằng văn bản trong trường hợp: liên lạc có kèm theo con số; Nội dung được quy định liên lạc bằng văn bản (ví dụ như báo cáo ngày,…); Nội dung liên lạc quan trọng, nội dung liên lạc phức tạp; Nội dung liên lạc cần lưu lại (ví dụ như biên bản cuộc họp, văn bản làm ăn); Nội dung liên lạc dễ hiểu lầm khi liên lạc bằng miệng; Khi cần phải thể hiện bằng bản đồ, hình vẽ,…

★  Những lưu ý khi bàn bạc

Nguồn ảnh: http://www.irasutoya.com

Khi bàn bạc với ai đó cần chú ý đến nội dung truyền đạt và cách thức truyền đạt thông tin cho đối phương. Nếu truyền đạt không đầy đủ thông tin, hoặc cách truyền đạt thông tin không tốt, đối phương cũng sẽ khó có thể đưa ra một lời khuyên có ích cho bạn.

Ví dụ:
Nếu bạn mở đầu câu chuyện bằng: Dự án anh A phụ trách tiến triển không thuận lợi khiến tôi cũnggặp rắc rối quá.” Lúc đó đối phương sẽ hỏi lại “Sao lại không tiến triển thuận lợi?”, “Anh muốn tôiđưa ra lời khuyên như thế nào?” “Dự án đó dự án ?”

⇒ Trong trường hợp này, do thông tin truyền đạt không đầy đủ nên vừa làm đối phương mất thời gian, vừa không nhận được lời khuyên có ích nào.

Khi trao đổi và muốn nhận được lời khuyên có ích, hãy truyền đạt tất cả thông tin mà mình có sao cho đối phương dễ đưa ra lời khuyên.

Để đối phương đưa ra lời khuyên một cách dễ dàng, trước khi truyền đạt thông tin, hãy sắp xếp thông tin theo trình tự: Hiện trạng của sự việc cần trao đổi→Muốn thay đổi sự việc đó như thế nào→Trước đó đã làm những gì rồi, và lý do không thành công là gì. Chỉ cần truyền đạt thông tin với 3 mục trên đây, đối phương sẽ biết được vấn đề nằm ở đâu, cần phải làm những gì, từ đó đưa ra được lời khuyên một cách chắc chắn rõ ràng cho bạn.

4. Lý do không thực hiện tốt Ho-ren-so

Trong thực tế lại rất khó để phán đoán chính xác thông tin nào là cần hay không cần báo cáo, vì nó phụ thuộc vào đánh giá của cấp trên và khách hàng. Vì vậy để tránh Ho-ren-so không đúng thời điểm hay không thực hiện Ho-ren-so vào lúc cần thiết, nên lập ra Quy tắc Ho-ren-socho bản thân và những người có liên quan.

Ví dụ:

Báo cáo tiến độ dự án hàng ngày bằng mail”
  - “Liên lạc địa điểm, số người, nội dung cuộc họp vào 12 gờ ngày trước đó
  - “Bàn bạc ngay khi dự án phát sinh vấn đề

⇒ Đặt ra quy tắc Ho-ren-so sẽ giúp việc trao đổi thông tin với cấp trên và khách hàng được trôi chảy, giúp hoàn thành công việc hàng ngày một cách thuận lợi hơn.

5. Tổng kết

 Báo cáo là truyền đạt lại chuyện đã xảy ra. Liên lạc là truyền đạt thông tin cần thiết trong tương lai gần. Trao đổi là truyền đạt tình trạng của sự việc hiện tại.

Trong Ho-ren-so, trước khi bắt đầu cần đưa ra kết luận trước, nói rõ xem mình cần gì ở đối phương. Ví dụ như 「相談なのですが、、、」, đối phương sẽ hiểu ngay cần phải đưa ra lời khuyên cho mình.

Khi thực hiện Ho-ren-so, cần chú ý tóm tắt thông tin theo 5W3H: When (khi nào), Who (Ai), Where (Ở đâu), What (Cái gì), Why (tại sao), How to (làm cách nào), How much (bao nhiêu tiền), how many (bao nhiêu).

Vì vậy, để nâng cao hiệu suất làm việc cho nhóm, cho công ty, hay cho bản thân mình, ngoài việc bổ sung kiến thức chuyên môn, khả năng quản lý và thuyết trình, thì việc xem xét lại bản thân đã thực hiện tốt kỹ năng Ho-ren-so hay chưa cũng là một điều rất quan trọng.

Nguồn: tomonivj.jp

Đọc thêm

Lịch trình khái quát khi xin việc tại Nhật Bản

Xin việc ở Nhật thành công -80% nằm ở sự chuẩn bị. Và việc nắm …

Leave a Reply